E-DORĘCZENIA 2025
NOWE OBOWIĄZKI PRZEDSIĘBIORCÓW
Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojego przedsiębiorstwa tym samym wskazujesz ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję wyłącznie elektronicznie.
Numery skrzynek do e-Doręczeń gromadzone są w Bazie Adresów Elektronicznych (w skrócie BAE):
- Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres.
- Wpis do BAE wywołuje skutki prawne od dnia jego dokonania – od tego momentu korespondencja będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych.
- Wpis do BAE nie wyłącza możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej (chyba że zastrzega to przepis szczególny).
- Wpis do BAE stanowi czynność materialno-techniczną, a więc w sprawie nie jest wydawany żaden akt administracyjny, np. decyzja.
- Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest w stosunku do przedsiębiorców - bezterminowo.
Korzystając z usługi e-Doręczeń masz gwarancję:
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata;
- tajemnicy korespondencji;
- niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych;
- dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru;
- dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji;
- możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz komercyjni.
Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń. Niepubliczny dostawca e-Doręczeń to podmiot komercyjny, u którego możesz założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.
Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Zalety e-Doręczeń
- Dzięki nowemu systemowi list polecony z urzędu będzie można odebrać przez Internet.
- e-Doręczenia pozwalają również odpowiadać na korespondencję z instytucji publicznych – z dowolnego miejsca i o każdej porze. Jest to oszczędność czasu i kosztów przesyłania dokumentów.
- Szybsza wymiana informacji przekłada się na krótszy czas załatwiania spraw urzędowych.
- Dzięki powiadomieniom można od razu sprawdzić, kto jest nadawcą wiadomości wysłanej poprzez e-Doręczenia.
- Korespondencja trafi do adresata, nawet gdy przedsiębiorca zmieni lokalizację swojego biura.
- e-Doręczenia są całkowicie bezpieczne i chronione zaawansowanymi metodami szyfrowania i sprawdzania tożsamości.
- Adres do e-Doręczeń pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku będą mieli możliwość złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG już od 1 stycznia 2025 roku.
Od 1 lipca 2025 roku przedsiębiorca, który będzie zmieniał swój wpis w CEIDG, będzie miał obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-doręczeń we wniosku o zmianę wpisu.
Przedsiębiorcy wpisani do KRS
Od dnia 1 stycznia 2025 roku składając wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców trzeba wskazać dane niezbędne do założenia adresu do doręczeń elektronicznych lub wpisania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych. Jeżeli posiadasz już adres do doręczeń elektronicznych, wystarczy, że złożysz oświadczenie o posiadaniu takiego adresu.
Podmioty podlegające wpisowi do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych
i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, składając wniosek o wpis, również mogą skorzystać z powyższego sposobu założenia adresu do doręczeń elektronicznych.
Założenie skrzynki
Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych.
W tym celu – jeśli chcesz korzystać z usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy – złóż wniosek na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00. Jeśli zakładasz adres u prywatnego dostawcy, musisz także złożyć wniosek o dodanie adresu do BAE.
Aby złożyć wniosek należy się zalogować do usługi profilem zaufanym albo e-dowodem.
Przed złożeniem wniosku o adres do e-Doręczeń należy przygotować:
- dane podmiotu, którego wniosek dotyczy,
- dane reprezentanta lub pełnomocnika wraz z dokumentem potwierdzającym reprezentację lub pełnomocnictwo podmiotu,
- dane administratora, tj. osoby, która będzie zarządzać skrzynką do e-Doręczeń – należy podać jego dane (imię, nazwisko, PESEL) i adres e-mail.
Wniosek należy podpisać:
- profilem zaufanym;
- podpisem kwalifikowanym;
- pieczęcią elektroniczną;
- e-dowodem.
Urząd sprawdzi Twój wniosek pod kątem tego czy jest kompletny i prawidłowy, może Cię wezwać do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni.
Minister Cyfryzacji stworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, a Ty otrzymasz maila na podany w swoim wniosku adres mailowy (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją jak aktywować adres do e-doręczeń.
Aktywuj skrzynkę i adres do e-doręczeń.
Minister Cyfryzacji wpisze Twój adres do e-doręczeń do bazy BAE, o czym zostaniesz powiadomiony mailowo na skrzynkę e-doręczeń.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do KRS musisz wyznaczyć także administratora skrzynki, jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanych do CEIDG możesz zarządzać skrzynką sam lub wyznaczyć administratora.
Zmiana danych w BAE
Jeśli zmieniły się Twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG lub KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Jeśli na ekranie z danymi Twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.
Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń.
W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi Ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do Twojej skrzynki do e-Doręczeń.
Zarządzanie skrzynką doręczeń
Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS, które założyły adres do e-Doręczeń
u publicznego dostawcy, korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:
- wysyłania i odbierania korespondencji;
- zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń;
- konfigurowania skrzynki doręczeń;
Zalecamy podmiotom korzystającym ze skrzynki doręczeń wprowadzenie procedury sprawdzania skrzynki na bieżąco, przynajmniej 1 raz w tygodniu.
Skrzynka doręczeń służy do czasowego przechowywania korespondencji. Podmiot korzystający ze skrzynki doręczeń jest zobowiązany do archiwizowania na bieżąco (poza skrzynką) zgromadzonej korespondencji.
Podmiot korzystający z PURDE ma zapewnioną możliwość przechowywania
w skrzynce doręczeń przychodzącej i wychodzącej korespondencji do pojemności odpowiednio 30 GB dla podmiotu publicznego oraz 3 GB dla podmiotu niepublicznego. Po zapełnieniu 98% gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń użytkownik traci możliwość pobierania na skrzynkę, wysyłania oraz tworzenia nowej korespondencji. Będzie miał jedynie możliwość odczytywania i usuwania korespondencji.
Niezależnie od prawa dostępu do skrzynki doręczeń dla osób z niej korzystających dostęp do zasobów skrzynki doręczeń przysługuje także osobom i podmiotom posiadającym tytuł prawny do zasobów skrzynki, wynikający z orzeczenia sądowego albo z aktu administracyjnego.
